InDesign w pracy biura tłumaczeń – Przygotowywanie layoutu dokumentów wielojęzycznych [aktualizacja]

Jednym z najbardziej popularnych narzędzi do komputerowego składu typograficznego tekstu (DTP) w biurze tłumaczeń, o którym pisaliśmy poprzednio, jest program Adobe InDesign. Daje on użytkownikowi ogromne możliwości, trzeba jednak pamiętać, że inaczej pracuje się wtedy, gdy chce się przygotować dokument w jednym języku, niż w sytuacji, w której naszym zadaniem jest opracowanie dokumentu, który będzie funkcjonował w wielu językach.

Gdy projektuje się layout dla dokumentów wielojęzycznych, trzeba z rozwagą zaplanować miejsce na tekst – w tzw. ramkach tekstowych, które funkcjonują podobnie do pól tekstowych w Wordzie. Należy pamiętać, że po przetłumaczeniu tekst zmieni swoją objętość – może się rozszerzyć lub skrócić nawet o 35% (szczególnie w stosunku zachodniego języka niefleksyjnego do np. cyrylicznego). Zmiana objętości tekstu spowoduje modyfikację wyglądu dokumentu – zakotwiczone w nim elementy mogą się przemieścić i w konsekwencji popsuć wygląd publikacji. Konieczne będzie wtedy długotrwałe dopracowywanie dokumentu przez operatora DTP. Aby skrócić czas tej pracy, można zaprojektować layout w odpowiedni sposób.

1. Lista numerowana i punktowana

Kiedy chcemy, aby poszczególne akapity były ponumerowane – np. w przypadku opisywania kolejnych kroków postępowania – dobrze jest, zamiast ręcznego wpisywania liczb, zastosować opcję Lista numerowana. Dzięki temu zabiegowi zostanie wyeliminowane ryzyko błędu albo różnic w formatowaniu kolejnych podpunktów. Oczywiście nie robimy tego przez zaznaczenie tekstu i wybór z górnego menu „Tekst” -> „Listy numerowane i wypunktowane” -> „Zastosuj punktory/numerację”, lecz przez stworzenie stylu akapitowego i zdefiniowanie w nim odpowiednich ustawień listy. Niestety większość ludzi pracuje „z ręki”, a to najbardziej mści się po tłumaczeniu plików InDesign.

Lista

2. Zakotwiczone elementy

Kiedy planuje się w layoucie obecność obiektów w miejscach stałych względem tekstu (np. ozdobnych symboli numerowania, grafik lub innych obiektów), trzeba zadbać o to, aby po zmianie objętości tekstu automatycznie przesunęły się one w odpowiednie miejsca. W tym celu należy zakotwiczyć element – robi się to przy pomocy narzędzia zakotwiczony obiekt, które znajdziemy w menu rozwijającym się po kliknięciu (obiektu) prawym przyciskiem myszy. Dzięki temu zabiegowi operator DTP, który będzie wprowadzał do dokumentu tekst po przetłumaczeniu, nie będzie musiał za każdym razem ręcznie umieszczać obiektu w określonym miejscu.

3. Style akapitowe i znakowe

Gdy projektuje się layout publikacji, która ma być tłumaczona na różne języki, szczególnie ważne jest zdefiniowanie stylów akapitowych i znakowych. Dzięki temu zabiegowi będziemy mieć pewność, że w danym miejscu dokumentu automatycznie zastosowana zostanie czcionka z określonymi przez projektującego parametrami. Zaoszczędzi to czas osoby składającej tekst po tłumaczeniu, która w innym wypadku musiałaby ręcznie dopasowywać odpowiednie formaty czcionek. …chyba, że – co zdarza się nagminnie – najpierw profesjonalista stworzył piękną (mam na myśli warstwę techniczną, a nie design) publikację, a potem – w toku wielu aktualizacji – osoby, które pracowały nad kolejnymi wersjami stosowały formatowanie lokalne ręcznie zamiast używać dedykowanych styli akapitowych i znakowych tworząc nowe (w razie potrzeby). Takie sytuacje w InDesign nazywamy przesłonięciami formatowania. Na liście stylów – obok nazwy stylu – pojawia się gwiazdka „*”, która oznacza, że na danym fragmencie zastosowano dany styl, ale formatowanie zostało ręcznie zmienione. Przesyłanie do tłumaczenia plików IDML zawierających przesłonięcia jest ekstremalnie ryzykowne, gdyż rezultat pracy tłumacza może być zaskakujący, jeśli chodzi o wygląd dokumentu.

4. Tabele

Zdarza się, że ktoś, projektując w dokumencie tabelę, tworzy ją przy pomocy ramek tekstowych. Taka „fałszywa” tabela stwarza problemy przy próbach edycji – poszczególne kolumny i wiersze nie są powiązane ze sobą, przez co „rozjeżdżają się” przy próbie zwiększenia lub zmniejszenia wielkości poszczególnych wierszy czy kolumn. Dlatego, jeśli chcemy, by w dokumencie była „prawdziwa” tabela, koniecznie trzeba użyć odpowiedniego narzędzia.

Tabele

5. Warstwy

Przygotowując layout należy pamiętać o tym, by w odpowiedni sposób stosować „narzędzie” warstw. Elementy znajdujące się na poszczególnych warstwach powinny być umieszczone w sposób logiczny. Ponadto tworząc nową warstwę, trzeba ją nazwać tak, by dla każdego pracującego nad dokumentem było jasne, co się w niej znajduje. Teksty nieprzeznaczone do tłumaczenia można umieścić na osobnej warstwie i ją ukryć lub/oraz zablokować kłódką. Niektórzy tworzą dokumenty wielojęzyczne na warstwach – na osobnej warstwie znajdują się obiekty niewymagające tłumaczenia, np. grafiki, dane adresowe, okładka, a na pozostałych warstwach są poszczególnej języki, ale – uwaga – takie rozwiązanie ma sens tylko w przypadku dokumentów do kilkunastu/kilkudziesięciu stron i prostych układów graficznych o dość niskiej szarości strony, czyli takich, w których pojawia się dużo światła – przestrzeni między elementami – która jest buforem dla języków wymagających więcej miejsca. Taki styl pracy nie sprawdzi się (przysporzy więcej szkód niż pożytku) w layoutach gęsto upakowanych treścią. Choć tworzenie dokumentacji w taki sposób stawia pewne wyzwania, to z pewnością warto go rozważyć w kontekście UX (doświadczeń) użytkownika.

Warstwy

6. Arkusz stylów

Projektując layout przy pomocy InDesigna warto korzystać z arkusza stylów. Dzięki temu narzędziu mamy wgląd do wszystkich formatów i czcionek, które zostały użyte w dokumencie. Ponadto w szybki sposób można przy jego pomocy sformatować cały dokument. Aby otworzyć arkusz stylów akapitowych, należy nacisnąć przycisk F11, a dla stylów znakowych SHIFT+F11.

7. Tworzenie grup elementów

Jeśli chcemy, by dane elementy pozostawały względem siebie w odpowiednim położeniu, nawet po tym, kiedy przetłumaczony tekst zmieni swoja objętość, powinniśmy owe obiekty zgrupować (CTRL+G).

Grupowanie8. Łączenie ramek tekstowych

Zdarza się, że tekst przedzielony ma być jakimś elementem, np. zdjęciem. Można zakotwiczyć ten obiekt w ramce tekstowej, jednak, aby ułatwić prace temu, kto będzie wlewał tekst po tłumaczeniu, warto zastosować dwie ramki tekstowe przedzielone ramką ze zdjęciem. Jeśli połączymy obie ramki w tzw. wątek, rozrastający się tekst będzie automatycznie przepływał do następnej ramki tekstowej.

9. Księga i duże publikacje

Dokumenty, które liczą ponad 100 stron (oczywiście nie jest to twarda wytyczna) należy podzielić np. na rozdziały, które będą zapisane w osobnym plikach INDD połączonych ze sobą tzw. księgą. Nie tylko InDesign posiada księgę – tak samo pracuje się z dokumentami np. w Adobe Framemaker. Księga to dokument, który nie ma treści tekstowej – zawiera instrukcje dotyczące m.in. kolejności plików względem siebie, ciągłości numeracji stron między plikami lub ustawienia dotyczące drukowania publikacji do pliku PDF. Dzięki księdze można przeprowadzić inspekcję całej publikacji na wszystkich plikach (wchodzących w skład księgi) bez otwierania każdego z plików z osobna. Można powiedzieć, że księga pozwala na „zbiorcze traktowanie” (w pewnym zakresie) wszystkich dokumentów, które zostały dodane do księgi w sposób wsadowy. Dzięki niej powstanie publikacja składająca się z mniejszych plików, co spowoduje, że łatwiej/płynniej da się z nią pracować. Często duże publikacje jednoplikowe są tak „ciężkie” i toporne, że samo otwarcie pliku trwa kwadrans, a postawienie kursora i zmiana jednej literki trwa np. pół minuty.

Pamiętanie o tych zasadach może znacznie skrócić czas pracy nad składem przetłumaczonego dokumentu (szczególnie, gdy mówimy o tłumaczeniu na kilka lub kilkadziesiąt języków!), co w prosty sposób przełoży się na oszczędności finansowe. Wystarczy wyobrazić sobie, że mamy 300-stonicowy katalog do przetłumaczenia na 10 języków. Lepiej naprawić wszystkie usterki na plikach źródłowych niż poprawiać 3000 stron, czyli wszystkie tłumaczenia, we wszystkich miejscach, które tego wymagają.

10. Wtyczki/pluginy

Jeśli do stworzenia dokumentacji użyto jakiś wtyczek firm trzecich, to istnieje ryzyko niekompatybilności między InDesign z wtyczkami a InDesign bez wtyczek (np. na komputerze w biurze tłumaczeń), dlatego ważne jest, by do tłumaczenia przesłać od razu pliki IDML (plik INDD zapisujemy przez Plik -> Zapisz jako lub Eksportuj) zapisane na komputerze z użytymi wtyczkami oraz podglądowy PDF całej publikacji (przyda się tłumaczowi m.in. do oceny kontekstu – poza tym pliki IDML nie posiadają grafik np. zdjęć produktów, o których mowa np. w tłumaczonym katalogu), a nie pliki INDD. Tłumacz/biuro tłumaczeń nie tłumaczy plików INDD, lecz pliki IDML, a jeśli otrzyma pliki w formacie INDD, to instynktownie otworzy je w celu eksportu do formatu IDML i podczas tego zabiegu wyświetli się komunikat o brakujących wtyczkach, co może w nieprzewidywalny sposób wpłynąć na publikację. Przetłumaczony dokument odesłany do klienta może utracić np. połączenia danych z zewnętrznymi źródłami – np. plikami XML lub XLSX, z których „zaciągają się” treści/tabele do publikacji, co wygeneruje dodatkową pracę po stronie specjalisty DTP klienta (aby przywrócić tę funkcjonalność). Niektóre rodzaje znaczników lub/oraz źródeł XML podłączonych do plików INDD nie są kompatybilne z programem Trados Studio, co kończy się brakiem możliwości zapisania przetłumaczonych plików wynikowych w formacie IDML.

Przygotujemy projekt do tłumaczenia

Jeśli posiadasz dokumentację formacie Adobe InDesign, ale nie potrafisz jej profesjonalnie przygotować (lub nie masz na to czasu), to chętnie się tym zajmiemy. Świadczymy usługę przygotowania inżynieryjnego dokumentów do tłumaczenia na rzecz klientów końcowych oraz innych biur tłumaczeń. Do wyceny niezbędne będzie przesłanie tzw. pakietu InDesign (z łączami oraz fontami). Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.

Komentowanie zostało wyłączone