Jak tłumaczy się dokumentację techniczną? Terminologia, proces i kontrola jakości

Instrukcja obsługi, dokumentacja serwisowa i katalog części mogą opisywać to samo urządzenie. Dla użytkownika nazwa podzespołu powinna znaczyć w każdym z tych dokumentów to samo. Podobnie numer na rysunku musi odpowiadać pozycji w wykazie części, a opis czynności – rzeczywistemu sposobowi działania maszyny. Tłumaczenia techniczne wymagają więc pracy nad całym dokumentem, nie tylko nad kolejnymi zdaniami.

Znajomość języka jest niezbędna, lecz nie rozstrzyga jeszcze, czy przekład będzie przydatny operatorowi, serwisantowi, projektantowi lub odbiorcy produktu. Potrzebne są również wiedza dziedzinowa, uporządkowana terminologia i kontrola materiału w formie, w której zostanie wykorzystany. W tym artykule pokazujemy, jak łączą się te elementy: od przygotowania tekstu źródłowego, przez tłumaczenie i lokalizację, po skład oraz aktualizacje dokumentacji.

Potrzebujesz tłumaczenia dokumentacji technicznej?

Jeżeli szukasz wyceny tłumaczenia DTR, instrukcji, specyfikacji, katalogu lub dokumentacji technicznej, przejdź do strony usługi i prześlij pliki do wyceny.

Czym są tłumaczenia techniczne?

Tłumaczenia techniczne obejmują przekład dokumentów opisujących budowę, działanie, parametry, montaż, obsługę i serwisowanie urządzeń, systemów oraz procesów. Należą do nich między innymi instrukcje, dokumentacja techniczno-ruchowa, specyfikacje, opisy technologii i materiały produktowe. Wspólną cechą jest konieczność precyzyjnego przekazania informacji, które odbiorca wykorzystuje w praktyce.

O technicznym charakterze tekstu nie przesądza sama obecność specjalistycznych słów. Istotne są jego przeznaczenie, odbiorca i sposób użycia. Katalog ma pomóc dobrać produkt; instrukcja – wykonać określone czynności; dokumentacja serwisowa – zidentyfikować element, rozpoznać problem lub przeprowadzić obsługę. Każdy z tych materiałów wymaga innego sposobu prowadzenia czytelnika, choć wszystkie muszą zachować spójne dane i nazewnictwo.

Przekład powinien być zrozumiały dla właściwego odbiorcy, niekoniecznie dla każdej osoby bez przygotowania technicznego. Dokument dla projektanta może posługiwać się terminami, które w instrukcji dla użytkownika końcowego trzeba objaśnić. Zakres takich objaśnień należy uzgodnić – tłumacz nie powinien samodzielnie dopisywać informacji o produkcie ani zmieniać jego parametrów.

Jakie dokumenty trafiają do tłumaczy technicznych?

Dokumentacja konstrukcyjna, DTR i specyfikacje

Dokumentacja konstrukcyjna łączy opisy z rysunkami, zestawieniami i oznaczeniami części. DTR oraz dokumentacja eksploatacyjna odnoszą się do działania i użytkowania urządzenia. Specyfikacja porządkuje jego właściwości i parametry. W przekładzie trzeba utrzymać zależności między tymi informacjami – również wtedy, gdy są rozproszone w kilku plikach.

Szczególnej uwagi wymagają wartości liczbowe, jednostki, tolerancje, symbole i numery referencyjne. Nazwa elementu na schemacie nie może przypadkowo oznaczać czegoś innego niż w opisie. Zakres pracy z takimi materiałami opisujemy na stronie tłumaczenie DTR i dokumentacji technicznej.

Instrukcje montażu, obsługi, instalacji i konserwacji

W instrukcji liczą się kolejność czynności, warunki ich wykonania oraz czytelne odniesienia do ilustracji. Warunek, który należy spełnić przed rozpoczęciem działania, nie powinien pojawiać się dopiero po jego opisie. Ostrzeżenie musi pozostać powiązane z czynnością, której dotyczy.

Osobną kwestią jest zgodność nazewnictwa z urządzeniem. Instrukcja może odsyłać do przycisków, etykiet lub komunikatów interfejsu, które nie zostały przetłumaczone. Sposób ich przywoływania trzeba ustalić tak, aby użytkownik mógł rozpoznać właściwy element. Więcej o zakresie tej usługi znajdziesz na stronie tłumaczenie instrukcji obsługi.

Katalogi techniczne i karty produktów

Materiały produktowe łączą dane techniczne z informacją handlową. Nazwy modeli, warianty wyposażenia i parametry powinny zgadzać się z dokumentacją, nawet gdy sam opis ma bardziej przystępny lub sprzedażowy charakter. Swobodniejsza redakcja nie może zmieniać właściwości produktu ani rozszerzać deklarowanego zakresu jego zastosowania.

Karty charakterystyki i publikacje naukowo-techniczne

Karty charakterystyki (SDS) zawierają informacje o zagrożeniach i postępowaniu z substancjami lub mieszaninami. W ich tłumaczeniu znaczenie mają zarówno terminologia, jak i zgodność oznaczeń oraz danych z materiałem źródłowym. Nie jest to miejsce na swobodne parafrazowanie komunikatów dotyczących bezpieczeństwa.

Publikacje naukowo-techniczne, raporty z badań i materiały dla instytutów badawczych wymagają z kolei zachowania metodologii, wyników i ostrożności sformułowań autora. Dochodzą do tego wytyczne redakcyjne: zapis wzorów, tabel, cytowań i bibliografii. Pokrewna tematyka nie oznacza więc identycznego sposobu pracy nad każdym dokumentem.

Z praktyki: kilka języków, jeden układ instrukcji

W projekcie dla producenta urządzeń gastronomicznych biuro tłumaczeń translax przygotowywało wielojęzyczne instrukcje w programie InDesign. Wersje językowe znajdowały się na osobnych warstwach, a grafiki na warstwie wspólnej. Materiał obejmował także język zapisywany od prawej do lewej (RTL), obok języków zapisywanych od lewej do prawej (LTR).

Praca wymagała skoordynowania tłumaczenia, położenia elementów graficznych i wersji językowych. Klient otrzymał wielowarstwowe pliki PDF z możliwością przełączania języka. Przykład pokazuje, dlaczego kontrola samego tekstu nie zawsze wystarcza: sprawdzenia wymaga również sposób działania gotowego dokumentu.

Etapy powstawania tekstów technicznych

Jakość przekładu zaczyna się przed przekazaniem pliku do tłumacza. Niejasność w tekście źródłowym trzeba najpierw rozstrzygnąć, a dopiero potem przenieść ustaloną informację do pozostałych wersji językowych. Podobnie niespójne nazwy podzespołów lub kilka równoległych wersji instrukcji wymagają decyzji autora albo osoby odpowiedzialnej za dokumentację.

Przedstawiony schemat dotyczy tworzenia tekstów źródłowych. Warto połączyć go z planowaniem tłumaczenia: ustalić odbiorcę, uzgodnić terminologię i wskazać wersję dokumentu przeznaczoną do pracy. Przy większej liczbie autorów potrzebne są wspólne zasady, dostępne także dla osób weryfikujących i aktualizujących materiał.

Standaryzacja nie musi oznaczać rozbudowanej procedury. Niekiedy wystarczy uzgodniony szablon, lista nazw i oznaczeń oraz zasada, kto zatwierdza zmiany. Ważne, aby dokumenty dotyczące tego samego produktu nie powstawały według sprzecznych reguł.

7 dobrych praktyk pracy nad tekstami technicznymi

1. Analiza. Zbierz materiały i określ, kto będzie korzystał z dokumentu. Innego zakresu objaśnień potrzebuje operator, innego serwisant, a innego projektant integrujący urządzenie z większym systemem. Wskaż również, z jakimi rysunkami i dokumentami tekst musi pozostać zgodny.

2. Planowanie. Ustal zakres, harmonogram i osoby odpowiedzialne za treść, tłumaczenie oraz skład. Wyznacz moment zatwierdzenia wersji źródłowej. Późniejsze zmiany powinny być identyfikowalne, aby można było wprowadzić je we wszystkich językach.

3. Wybór zasad. Określ nazewnictwo produktów, sposób zapisu jednostek, oznaczeń i odwołań. Uzgodnij strukturę dokumentu oraz reguły opisywania czynności. Pomocne są szablony i glosariusz z wytycznymi stylistycznymi.

4. Zapoznanie zespołu z zasadami. Przekaż ustalenia wszystkim autorom, tłumaczom i weryfikatorom. Samo utworzenie glosariusza nie zapewni spójności, jeżeli poszczególne osoby będą korzystać z różnych jego wersji.

5. Tworzenie tekstów. Pisz w kolejności odpowiadającej działaniu użytkownika. Unikaj zbędnych synonimów dla tego samego elementu, niejasnych zaimków i warunków dopisanych po opisie czynności. Każde odwołanie do rysunku lub tabeli powinno prowadzić do właściwej informacji.

6. Nadzór i monitorowanie. Sprawdzaj zgodność powstającego materiału z ustaleniami, nie tylko termin wykonania. Rozstrzygnięcia dotyczące nazewnictwa i niejasnych fragmentów zapisuj w miejscu dostępnym dla całego zespołu.

7. Ulepszenia. Uwagi z tłumaczenia, weryfikacji i użytkowania dokumentu wykorzystuj do poprawy szablonów oraz zasad pisania. Zatwierdzone zmiany powinny trafić także do zasobów wykorzystywanych przy następnym wydaniu.

Przy aktualizacjach równie ważne jak dobre zdanie jest ustalenie, do której wersji należy. Szerzej opisujemy to w artykule o kontroli wersji językowych dokumentów dla firm.

Tłumacz techniczny – umiejętności i kompetencje

Tłumacz techniczny musi rozumieć opisywany przedmiot na tyle, aby odróżnić termin branżowy od potocznego odpowiednika i zauważyć niespójność, której sama znajomość języka nie ujawni. Znaczenie słowa wynika tu z funkcji elementu i otaczającego go opisu, a nie wyłącznie ze słownika.

Potrzebna jest również umiejętność korzystania z materiałów referencyjnych: wcześniejszych instrukcji, rysunków, glosariuszy i dokumentacji producenta. Specjalizacja pomaga ocenić, które źródło jest właściwe dla danego zastosowania. Nazwa poprawna w jednej branży nie musi być dobrym wyborem w innej.

Wątpliwość techniczna wymaga wyjaśnienia, nie kreatywnego rozwiązania. Jeżeli opis przeczy rysunkowi albo w dwóch miejscach podano różne parametry, tłumacz powinien zgłosić rozbieżność. Wiedza dziedzinowa pozwala ją rozpoznać; nie uprawnia do samodzielnego zmieniania danych produktu.

Spójność terminologii nie polega na używaniu zawsze tego samego słowa. Polega na konsekwentnym nazywaniu tego samego pojęcia i rozróżnianiu pojęć, które oznaczają coś innego.

Warsztat obejmuje także obsługę narzędzi CAT, rozumienie struktury pliku oraz współpracę z weryfikatorem i specjalistą DTP. Przy kolejnych wersjach dokumentacji ważne jest zachowanie zatwierdzonych rozstrzygnięć, zamiast ponownego rozwiązywania tych samych problemów.

Co obejmuje kontrola tłumaczenia technicznego?

Kontrola powinna sprawdzać zgodność ze źródłem: kompletność przekładu, sens poleceń i ostrzeżeń, liczby, jednostki, oznaczenia oraz nazwy elementów. W dokumencie z tabelami i ilustracjami trzeba również prześledzić odwołania i upewnić się, że podpisy odnoszą się do właściwych obiektów.

Osobno należy ocenić plik po składzie. Poprawne tłumaczenie może zostać ucięte w ramce tekstowej, trafić pod niewłaściwy rysunek albo stracić czytelność w tabeli. Przegląd tekstu i przegląd gotowej publikacji odpowiadają na różne pytania – jeden nie zastępuje drugiego.

Normy dotyczące instrukcji a normy dotyczące tłumaczenia

IEC/IEEE 82079-1:2019 dotyczy przygotowania informacji dla użytkowników produktów. Obejmuje zasady opracowywania takich materiałów i kompetencje osób uczestniczących w tym procesie. Wydanie z 2019 r. zastąpiło IEC 82079-1:2012 i zmieniło strukturę dokumentu, dlatego przy ustalaniu wymagań trzeba wskazać konkretne wydanie, a nie polegać na dawnych streszczeniach.^[1]

ISO 17100:2015 odnosi się natomiast do usługi tłumaczeniowej: jej procesów, zasobów i wymagań dotyczących realizacji. Biuro tłumaczeń translax posiada certyfikat ISO 17100. Nie jest to certyfikat urządzenia ani potwierdzenie, że jego dokumentacja źródłowa spełnia wszystkie wymagania danego rynku.^[2]

W zleceniu warto więc rozdzielić tłumaczenie, redakcję dokumentacji i ocenę jej zgodności z wymaganiami. Zidentyfikowanie niejasnego ostrzeżenia nie oznacza automatycznie przejęcia przez tłumacza odpowiedzialności za analizę ryzyka produktu.

Tłumaczenia techniczne na język niemiecki i angielski

W dokumentacji przeznaczonej na rynek niemieckojęzyczny ważne jest precyzyjne ustalenie nazw urządzeń, zespołów i części. Terminologię należy uzgodnić z materiałami producenta oraz nazewnictwem stosowanym przez jego odbiorców. Sam dosłowny przekład złożonej nazwy nie rozstrzyga jeszcze, czy użytkownik rozpozna właściwy element.

Przed rozpoczęciem pracy warto wskazać rynek docelowy, istniejące wersje językowe i preferowaną formę zwracania się do użytkownika. Podobnych ustaleń wymagają tłumaczenia z niemieckiego i na niemiecki: ważny jest nie tylko język, lecz także funkcja dokumentu i jego miejsce w pozostałych materiałach firmy.

W tłumaczeniach na język angielski trzeba z kolei pamiętać, że odbiorcy mogą posługiwać się nim jako językiem obcym. Jasne polecenia, konsekwentne nazwy i ograniczenie wieloznaczności są wtedy szczególnie przydatne. Przykładem uporządkowanego podejścia do pisania dokumentacji jest ASD-STE100 Simplified Technical English – kontrolowana odmiana angielskiego z zasadami redakcyjnymi i słownikiem. Jej zastosowanie powinno wynikać z wymagań projektu, a nie z założenia, że każdą angielską instrukcję opracowuje się według STE.^[3]

Lokalizacja nie oznacza dowolnego dostosowywania danych technicznych. Zapis liczby lub jednostki może wymagać zmiany konwencji, ale przeliczenie wartości, modyfikacja parametrów czy dostosowanie treści do innych wymagań powinny mieć uzgodniony zakres i sposób zatwierdzania.

4 dobre praktyki lokalizacji dokumentów

1. Kompetentny zespół i jasny podział odpowiedzialności. Ustal, kto odpowiada za przekład, weryfikację, skład i wyjaśnianie kwestii technicznych. Tłumacz powinien wiedzieć, do kogo skierować pytanie, a klient – kto koordynuje odpowiedzi dla wszystkich języków.

2. Glosariusz oparty na konkretnym produkcie. Zapisz nazwy elementów, funkcji i procesów wraz z kontekstem. Pomocne bywają ilustracje, definicje i warianty, których nie należy używać. Warto oddzielić nazwę handlową od terminu opisującego działanie podzespołu.

3. Pamięć tłumaczeniowa z zatwierdzonymi treściami. Wykorzystuj wcześniejsze rozstrzygnięcia, ale sprawdzaj, czy pasują do nowej wersji produktu. Zdanie ze zmienionym parametrem lub warunkiem użycia nie jest identycznym powtórzeniem, nawet jeżeli większość jego słów pozostała taka sama.

4. Uwagi klienta włączane do kolejnych wersji. Ustal sposób zgłaszania i zatwierdzania zmian terminologicznych. Wiedza producenta o własnym urządzeniu uzupełnia pracę językową, ale nie zastępuje kontroli, za którą odpowiada dostawca tłumaczenia.

Czy specjalistyczne programy pomagają w procesie przekładu?

Narzędzie CAT i tłumaczenie maszynowe pełnią różne funkcje. CAT wspomaga pracę nad dokumentem: udostępnia wcześniejsze tłumaczenia, podpowiada terminy, pozwala porównywać wersje oraz wykonywać kontrole jakości. Tłumaczenie maszynowe lub model AI generuje propozycję przekładu. Oba rozwiązania mogą działać w jednym środowisku, lecz sama informacja o użyciu CAT nie oznacza wykorzystania tłumaczenia maszynowego.

W dokumentacji aktualizowanej cyklicznie przydatna jest możliwość rozpoznania fragmentów identycznych i podobnych. Tłumacz widzi wcześniejsze rozwiązanie, sprawdza zmianę i dostosowuje tekst do aktualnego kontekstu. Mechanizm oraz zastosowania takich narzędzi opisujemy w artykule o oprogramowaniu CAT.

Automatyczne QA może sygnalizować między innymi niezgodności liczb, brakujące oznaczenia, odstępstwa od terminologii lub problemy z tagami. Wynik zależy od konfiguracji kontroli i jakości zasobów. Brak komunikatu o błędzie nie stanowi dowodu poprawności merytorycznej, podobnie jak każde ostrzeżenie programu nie musi oznaczać rzeczywistego błędu.

AI: wersja robocza a dokument do publikacji

Przekład potrzebny do orientacji w treści ma inne przeznaczenie niż instrukcja przekazywana użytkownikowi urządzenia. W ofercie tłumaczeń AI dla firm rozdzielamy wersję roboczą, wariant z dodatkową kontrolą AI oraz wariant z pełną weryfikacją ekspercką. Nie należy utożsamiać kontroli automatycznej z porównaniem tekstu źródłowego i tłumaczenia przez specjalistę.

Przy dokumentacji przeznaczonej do publikacji zakres oceny powinien obejmować sens, kompletność, terminologię, parametry i komunikaty dotyczące bezpieczeństwa. Płynny język nie daje pewności, że wszystkie te elementy zostały zachowane. Przed użyciem narzędzia trzeba również uzgodnić zasady przetwarzania dokumentów poufnych.

Warto też rozróżniać standardy usług: tłumaczenie maszynowe z postedycją pozostaje poza zakresem ISO 17100:2015. Nie należy przedstawiać go jako procesu objętego tą normą tylko dlatego, że wykonuje je biuro posiadające certyfikat.^[2]

Pliki, układ i DTP – dlaczego przekład nie kończy się na tekście

Format źródłowy wpływa na sposób realizacji projektu. Edytowalny dokument, skan PDF i katalog przygotowany w InDesignie wymagają innych czynności przed tłumaczeniem. Możliwość zaznaczenia tekstu w PDF nie gwarantuje jeszcze poprawnej kolejności jego odczytu ani zachowania tabel, przypisów i podpisów ilustracji.

W plikach technicznych treść może znajdować się także na rysunkach, warstwach, etykietach i zrzutach interfejsu. Przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić, które elementy podlegają tłumaczeniu, a które mają pozostać niezmienione. Dotyczy to zwłaszcza kodów części, nazw modeli, oznaczeń i zmiennych.

Po tłumaczeniu zmienia się długość tekstu, podział wierszy i układ akapitów. Skład DTP służy dostosowaniu publikacji do języka docelowego z zachowaniem relacji między tekstem a grafiką. Kontroli wymagają między innymi przepełnione ramki, tabele, podpisy, numeracja i odwołania.

Biuro tłumaczeń translax łączy tłumaczenie z OCR, konwersją i pracami DTP w uzgodnionym zakresie. Możliwości obsługi plików źródłowych, rysunków i dokumentów wymagających rekonstrukcji opisujemy na stronie przygotowanie plików do tłumaczenia. Dostarczenie materiału źródłowego do oceny pozwala ustalić format końcowy przed rozpoczęciem pracy.

Co wpływa na koszt i termin tłumaczenia technicznego?

Podstawą wyceny są rzeczywiste materiały: ich objętość, języki, specjalizacja, powtarzalność oraz stan plików. Znaczenie mają także dostępność dokumentacji referencyjnej, zakres weryfikacji, prace graficzne i oczekiwany termin.

W biurze tłumaczeń translax powtarzające się fragmenty tekstu są tłumaczone bezpłatnie. Ich zakres ustalamy na podstawie analizy materiału. Powtórzenia trzeba odróżnić od fragmentów podobnych, w których zmieniły się dane lub znaczenie. Przygotowanie skanu, skład katalogu czy kontrola pliku końcowego również nie są tym samym zadaniem co przekład tekstu – zakres tych prac określamy w ofercie.

Przy kolejnych wydaniach dokumentacji warto przekazać poprzednią wersję źródłową i zatwierdzone tłumaczenie. Pozwala to sprawdzić, które treści można wykorzystać ponownie i gdzie zmiana wymaga pracy. Pamięć tłumaczeniowa pomaga zachować ciągłość, ale nie zwalnia z oceny aktualnego kontekstu.

Porównanie ofert wymaga uwzględnienia tego samego zakresu usługi. Kryteria oceny wykonawcy i porównywania propozycji cenowych omawiamy w poradniku jak wybrać biuro tłumaczeń dla firmy.

Tłumaczenia techniczne w biurze tłumaczeń translax

Pracujemy z dokumentacją firm produkcyjnych, technicznych i eksportowych: instrukcjami, DTR, specyfikacjami, katalogami oraz materiałami serwisowymi i produktowymi. Zakres projektu może obejmować tłumaczenie, uzgodnioną weryfikację, przygotowanie plików oraz skład po przekładzie.

Przed rozpoczęciem pracy określamy języki, przeznaczenie dokumentów, format dostawy i wymagany poziom kontroli. Wcześniejsze tłumaczenia, glosariusze i uwagi techniczne klienta pozwalają zachować zgodność z nazewnictwem stosowanym w firmie. Przykłady współpracy z klientami biznesowymi znajdują się w naszych referencjach.

Prześlij dokumentację do wyceny

Załącz pliki i podaj język źródłowy, języki docelowe oraz oczekiwany termin. Wskaż, do czego materiał będzie wykorzystywany i w jakim formacie ma wrócić po tłumaczeniu. Dokumentacja referencyjna lub poprzednie wersje również będą pomocne. Po analizie przedstawimy zakres prac i możliwy termin realizacji.

Możesz skorzystać z formularza poniżej albo napisać na biuro@translax.eu. Telefon: +48 22 201 28 66.

Źródła i materiały uzupełniające

1. IEC/IEEE 82079-1:2019 – zasady i wymagania dotyczące przygotowania informacji dla użytkowników produktów.
2. ISO 17100:2015 – wymagania dotyczące usług tłumaczeniowych i zakres stosowania normy.
3. ASD-STE100 Simplified Technical English – oficjalna strona standardu.