Dokumenty

Biuro tłumaczeń translax » Dokumenty

Dokumenty, które mogą Cię zainteresować

OGÓLNE WARUNKI HANDLOWE:

Data aktualizacji: 13 lipca 2026 r.

W skrócie

Poniższe podsumowanie ma charakter wyłącznie informacyjny. Wiążąca jest pełna treść Warunków zamieszczona poniżej.

Pracujemy wyłącznie z firmami, w modelu B2B.
Wszystkie ceny w wycenach i cenniku są cenami netto.
Umowa powstaje dopiero wtedy, gdy wyraźnie potwierdzimy przyjęcie Zamówienia do realizacji.
Zamówienie możesz bezpłatnie anulować w ciągu 60 minut od naszego potwierdzenia.
Niezgodności możliwe do wykrycia przy zwykłej kontroli zgłaszasz w ciągu 14 dni. Pozostałe należy zgłosić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 6 miesięcy.
Łączna odpowiedzialność za jedno Zamówienie jest co do zasady ograniczona jest do sumy gwarancyjnej dostępnej dla danego zdarzenia w ramach polisy OC, której suma gwarancyjna wynosi 1 000 000 zł.

1. Kim jesteśmy i jak pracujemy

1.1. Usługi świadczy biuro tłumaczeń translax, adres korespondencyjny: ul. Nowogrodzka 50/515, 00-695 Warszawa, NIP 967-119-78-62 („translax”, „my”).
1.2. Pracujemy wyłącznie z Klientami biznesowymi, w modelu B2B. Nie świadczymy usług konsumentom.
1.3. Tłumaczenia wykonujemy zgodnie z najlepszymi praktykami rynkowymi. Każda osoba pracująca nad Twoimi materiałami jest związana zobowiązaniem do poufności.
1.4. Umowę tworzą łącznie: niniejsze Warunki, zaakceptowana Propozycja cenowa, zwana także Ofertą lub Wyceną, Zamówienie Klienta oraz nasze potwierdzenie przyjęcia Zamówienia do realizacji. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego.

2. Wycena i zawarcie umowy

2.1. Wycenę przygotowujemy indywidualnie na podstawie przesłanych materiałów. Dla plików edytowalnych, w tym plików MS Office, i popularnych par językowych, takich jak polski–angielski, polski–niemiecki, polski–rosyjski i polski–ukraiński, zwykle zajmuje to do 15 minut. W pozostałych przypadkach zwykle do 30 minut. Wycena strony internetowej wymaga wcześniejszego pobrania jej treści, a czas pobierania jest od nas niezależny.
2.2. Propozycja cenowa nie jest ofertą w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, lecz zaproszeniem do złożenia Zamówienia, chyba że wyraźnie wskażemy inaczej.
2.3. Zamówienie składasz, odsyłając podpisaną Propozycję cenową albo przesyłając jednoznaczne potwierdzenie e-mailem lub w innej formie dokumentowej. Stali Klienci mogą składać Zamówienia samym e-mailem.
2.4. Umowa zostaje zawarta z chwilą, gdy wyraźnie potwierdzimy przyjęcie Zamówienia do realizacji, e-mailem lub w innej formie dokumentowej. Samo otrzymanie Zamówienia, automatyczne potwierdzenie doręczenia wiadomości, brak odpowiedzi ani rozpoczęcie analizy materiałów nie oznaczają zawarcia umowy.
2.5. Zakres prac, wytyczne, cenę i termin określają łącznie: Propozycja cenowa, Zamówienie i potwierdzenie jego przyjęcia. Późniejsze zmiany wymagają potwierdzenia przez obie Strony w formie dokumentowej pod rygorem nieważności. Umowa obowiązuje przez czas realizacji Zamówienia.
2.6. Składając Zamówienie, akceptujesz Warunki w wersji obowiązującej w dniu jego złożenia, dostępnej na https://translax.eu/dokumenty/ w sposób umożliwiający jej zapisanie i odtworzenie, oraz potwierdzasz zapoznanie się z Polityką prywatności. Jeżeli w Ofercie, Zamówieniu lub potwierdzeniu przyjęcia Zamówienia wskazano inną wersję Warunków, pierwszeństwo ma wersja tam wskazana.
2.7. Do chwili potwierdzenia przyjęcia możemy odmówić realizacji Zamówienia, w szczególności, gdy materiały odbiegają od opisu, są uszkodzone lub nieprawidłowo przygotowane, gdy termin lub oczekiwany standard są nieosiągalne albo gdy realizacja rodziłaby ryzyko naruszenia prawa, praw osób trzecich lub zasad etycznych biura tłumaczeń translax. O odmowie poinformujemy bez zbędnej zwłoki. Odmowa przed potwierdzeniem przyjęcia Zamówienia nie jest odstąpieniem od umowy ani odmową wykonania umowy już zawartej.

3. Rozliczanie objętości i terminy

3.1. Strona obliczeniowa tłumaczenia zwykłego to 250 słów lub 1800 znaków ze spacjami. Dla tłumaczeń przysięgłych, zgodnie z przepisami, strona to 1125 znaków ze spacjami tekstu przetłumaczonego, z zaokrągleniem w górę do pełnej strony osobno dla każdego dokumentu. Minimalne rozliczenie to jedna strona.
3.2. Termin realizacji liczymy od dnia następującego po spełnieniu ostatniego z warunków rozpoczęcia pracy: potwierdzeniu przyjęcia Zamówienia oraz otrzymaniu kompletu materiałów, informacji, wytycznych i, jeżeli została uzgodniona, płatności. Do terminu podanego w dniach nie wliczamy dnia potwierdzenia, dnia dostawy tłumaczenia, niedziel ani dni ustawowo wolnych od pracy, chyba że uzgodnimy inaczej.
3.3. Prace nad Zamówieniami potwierdzonymi od piątku do niedzieli możemy rozpocząć w poniedziałek, chyba że uzgodnimy inaczej.
3.4. Tłumaczenie wykonywane w dniu dostarczenia materiałów lub z dnia na dzień jest tłumaczeniem ekspresowym. Zasady trybu ekspresowego opisuje pkt 5.2.
3.5. Materiały dostarczone po sporządzeniu Wyceny oraz zmiany zakresu, wytycznych, terminologii lub materiałów źródłowych po rozpoczęciu prac wyceniamy osobno. Mogą one zmienić cenę i termin. Termin wydłuża się odpowiednio także o czas opóźnienia po Twojej stronie w dostarczeniu materiałów, informacji, akceptacji lub innego wymaganego współdziałania.
3.6. Formaty niestandardowe, w tym audio, wideo, oprogramowanie, rękopisy i multimedia, oraz inne prace nietypowe wyceniamy indywidualnie. O dodatkowych kosztach poinformujemy przed zawarciem umowy.

4. Dostawa

4.1. Gotowe tłumaczenia dostarczamy elektronicznie. Na życzenie zorganizujemy odbiór osobisty w umówionym dniu, wydruk w jednym egzemplarzu, nośnik elektroniczny lub wysyłkę kurierem według cennika przewoźnika.
4.2. Tłumaczenie przysięgłe wydajemy w formie papierowej albo, po wcześniejszym uzgodnieniu i za dopłatą, w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem tłumacza przysięgłego. W pozostałym zakresie do tłumaczeń przysięgłych stosuje się zasady dotyczące tłumaczeń pisemnych.
4.3. Nie odpowiadamy za opóźnienia doręczenia wynikające z zakłóceń telekomunikacyjnych ani z czasu przejazdu kuriera.

5. Zakres usługi, jakość i reklamacje

5.1. Poziom usługi określa zaakceptowana Wycena lub Zamówienie. Możemy dostarczać rezultaty robocze, przeznaczone do dalszej weryfikacji lub redakcji po Twojej stronie. W takim wariancie odpowiadamy za prawidłowy przebieg uzgodnionego procesu, kompletność przetworzonego materiału i formatowanie w uzgodnionym zakresie. Możemy również dostarczać tłumaczenia finalne z pełną weryfikacją zgodnie z zasadą czworga oczu. W takim wariancie odpowiadamy także za jakość językową i zgodność ze źródłem w uzgodnionym zakresie.
5.2. Tryb ekspresowy może ograniczać standardowy proces, w tym niezależną weryfikację przez drugiego tłumacza, rozbudowaną kontrolę jakości lub dodatkowe etapy redakcyjne. Zakres możliwy w danym terminie wskazujemy przed rozpoczęciem pracy. Akceptując tryb ekspresowy, przyjmujesz te ograniczenia i związane z nimi podwyższone ryzyko. Nie odpowiadamy za niezgodności pozostające w bezpośrednim związku z zaakceptowanymi ograniczeniami procesu, pod warunkiem wykonania wszystkich uzgodnionych etapów. Zastrzeżenie nie obejmuje pominięcia etapów objętych zaakceptowanym zakresem usługi ani szkody wyrządzonej umyślnie.
5.3. Przed publikacją, wdrożeniem lub przekazaniem tłumaczenia dalej sprawdź je w zakresie możliwym po Twojej stronie, zwłaszcza pod kątem przeznaczenia dokumentu, wewnętrznej terminologii, stylu i konwencji Twojej organizacji, których nie znaliśmy i które nie zostały nam przekazane przed rozpoczęciem pracy. Uwagi zgłoś przed wykorzystaniem tłumaczenia. Przeanalizujemy je i uzasadnione niezgodności poprawimy. Wykorzystanie rezultatu bez zastrzeżeń oznacza jego przyjęcie w zakresie niezgodności wykrywalnych przy zwykłej kontroli. Nie dotyczy to niezgodności, których nie można było racjonalnie wykryć przed wykorzystaniem, ani odpowiedzialności, której nie można umownie wyłączyć. Nie odpowiadamy za niespełnienie preferencji i wymagań, których nam wcześniej nie wskazano, ani za skutki wykorzystania tłumaczenia niezgodnie z uzgodnionym przeznaczeniem lub zakresem usługi.
5.4. Odpowiadasz za kompletność, poprawność i legalność przekazanych materiałów źródłowych, wytycznych, glosariuszy, pamięci tłumaczeniowych i materiałów referencyjnych oraz oświadczasz, że masz prawa niezbędne do ich przekazania i zlecenia tłumaczenia lub przetwarzania. Nie odpowiadamy za niezgodności wynikające z błędów, braków, sprzeczności, nieczytelności, niejednoznaczności lub zmian w Twoich materiałach i instrukcjach, których przy zachowaniu należytej staranności nie można było rozpoznać przed realizacją lub w jej toku. W razie istotnych nieprawidłowości możemy wstrzymać prace do czasu ich wyjaśnienia.
5.5. Reklamację prześlij e-mailem na adres wykorzystywany do obsługi danego Zamówienia lub pisemnie na nasz adres korespondencyjny. Wskaż co najmniej jeden konkretny przykład: kwestionowany fragment tłumaczenia, odpowiadający mu fragment źródła oraz opis problemu lub oczekiwaną korektę. Jeden przykład wystarczy, jeżeli jednoznacznie pokazuje charakter problemu. Jeżeli problem ma charakter powtarzalny lub ma dotyczyć całego dokumentu, możemy poprosić o dodatkowe przykłady. Oceny ogólne, takie jak „terminologia jest niewłaściwa”, rozpatrzymy po ich sprecyzowaniu.
5.6. Rozwiązania poprawne językowo i merytorycznie, zgodne z glosariuszami, instrukcjami i materiałami referencyjnymi przekazanymi przed rozpoczęciem pracy, nie są wadą tylko dlatego, że można je sformułować inaczej.
5.7. Niezgodności wykrywalne przy zwykłej kontroli zgłoś w ciągu 14 dni kalendarzowych od dostarczenia rezultatu. Pozostałe należy zgłosić bez zbędnej zwłoki po wykryciu, nie później niż 6 miesięcy od dostarczenia. Uzasadnione niezgodności usuniemy bezpłatnie w terminie odpowiednim do ich zakresu. Po upływie tych terminów umowne prawo do bezpłatnej korekty wygasa, z wyjątkiem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.
5.8. W zakresie, w jakim do Zamówienia mają zastosowanie przepisy o rękojmi za wady dzieła, Strony wyłączają odpowiedzialność translax z tytułu rękojmi na podstawie art. 558 § 1 w związku z art. 638 § 1 Kodeksu cywilnego. Wyłączenie nie obejmuje wad podstępnie zatajonych. Zamiast rękojmi przysługuje Ci umowne prawo do bezpłatnej korekty opisane w pkt 5.7.

6. Odpowiedzialność

6.1. Posiadamy ubezpieczenie OC związane z prowadzoną działalnością, z sumą gwarancyjną 1 000 000 zł. Aktualna polisa i ogólne warunki ubezpieczenia są dostępne na stronie https://translax.eu/pomoc/polisa-oc/.
6.2. Nie odpowiadamy za opóźnienie lub niewykonanie zobowiązania z przyczyn pozostających poza naszą racjonalną kontrolą, w szczególności wskutek siły wyższej, awarii infrastruktury, powszechnych zakłóceń telekomunikacyjnych, działań władz publicznych, konfliktów zbrojnych, klęsk żywiołowych lub poważnych incydentów cyberbezpieczeństwa.
6.3. Roszczenia odszkodowawcze wyjaśniamy najpierw polubownie na podstawie materiałów źródłowych, uzgodnionego zakresu usługi, przekazanych wytycznych i udokumentowanych okoliczności. Jeżeli nie uda się rozwiązać sprawy polubownie, akceptując Warunki, wyrażasz zgodę na skierowanie roszczenia objętego lub potencjalnie objętego ochroną ubezpieczeniową do likwidacji z naszej polisy OC. Zgłosimy zdarzenie ubezpieczycielowi i przekażemy niezbędne dokumenty, a Ty zobowiązujesz się współdziałać w zakresie potrzebnym do ustalenia odpowiedzialności i wysokości szkody. Zgłoszenie do ubezpieczyciela nie oznacza uznania odpowiedzialności. Wypłata świadczenia zaspokaja roszczenie w wysokości dokonanej wypłaty.
6.4. Z zastrzeżeniem szkody wyrządzonej umyślnie oraz przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, łączna odpowiedzialność translax z tytułu jednego Zamówienia – niezależnie od podstawy prawnej i liczby zgłoszonych roszczeń – jest ograniczona w następujący sposób:

za szkody objęte ochroną ubezpieczeniową – do wysokości sumy gwarancyjnej dostępnej dla danego zdarzenia w ramach polisy OC;
za szkody nieobjęte ochroną ubezpieczeniową oraz w części roszczenia niepokrytej wypłatą ubezpieczyciela – do wysokości wynagrodzenia netto określonego dla danego Zamówienia.

Łączna kwota otrzymana od ubezpieczyciela i translax nie może przekroczyć rzeczywiście poniesionej szkody. Nie odpowiadamy za utracone korzyści ani szkody pośrednie lub następcze, w szczególności utratę produkcji, kontraktów, danych, reputacji lub przewidywanych oszczędności.

7. Płatności i anulowanie

7.1. Płatność następuje w ciągu 7 dni od otrzymania faktury, chyba że uzgodnimy inaczej. Ceny są cenami netto. VAT naliczamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, z uwzględnieniem miejsca świadczenia usługi i statusu podatkowego Klienta. Dla zagranicznych podatników możliwe jest rozliczenie z odwrotnym obciążeniem, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach. Przy Zamówieniach ekspresowych lub o dużej objętości składanych przez nowych Klientów możemy uzgodnić przedpłatę lub zaliczkę.
7.2. Po upływie terminu płatności naliczamy odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, wraz z uzasadnionymi kosztami ją przewyższającymi, na zasadach określonych w przepisach.
7.3. Zamówienie możesz anulować bezpłatnie w ciągu 60 minut od otrzymania potwierdzenia jego przyjęcia do realizacji. Po tym czasie zasoby są już zarezerwowane i obowiązują następujące zasady:

anulowanie po upływie 60 minut, gdy wykonano nie więcej niż 50% prac, oznacza obowiązek zapłaty 50% wynagrodzenia określonego w Zamówieniu;
anulowanie po wykonaniu ponad 50% prac oznacza obowiązek zapłaty wynagrodzenia odpowiadającego faktycznie wykonanym pracom, nie mniejszego niż 50% wynagrodzenia określonego w Zamówieniu, oraz udokumentowanych, bezzwrotnych kosztów zewnętrznych poniesionych na potrzeby realizacji;
opłata w wysokości 50% obowiązuje również, gdy po potwierdzeniu przyjęcia Zamówienia nie dostarczysz w uzgodnionym terminie materiałów lub informacji niezbędnych do realizacji, przez co nie będzie możliwe wykorzystanie zarezerwowanych zasobów.

7.4. Anulowanie Zamówienia dotyczącego tłumaczenia ustnego, przed rozpoczęciem lub w jego trakcie, oznacza obowiązek zapłaty 100% wynagrodzenia określonego w Zamówieniu.
7.5. Dyspozycję anulowania lub wstrzymania uznajemy za złożoną z chwilą jej wpływu na adres e-mail osoby prowadzącej Zamówienie albo na nasz adres korespondencyjny. Potwierdzimy jej otrzymanie bez zbędnej zwłoki. Dla biegu terminu 60 minut decyduje czas wpływu wiadomości do naszego systemu pocztowego.
7.6. Dane do przelewu: mBank S.A., IBAN: PL28 1140 2004 0000 3102 6729 3980, BIC/SWIFT: BREXPLPW. Pozostałe metody płatności są dostępne na stronie https://translax.eu/metody-platnosci/.

8. Prawa autorskie

8.1. Jeżeli rezultat usługi stanowi utwór, z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia udzielamy Ci niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie licencji na czas trwania autorskich praw majątkowych. Licencja obejmuje utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, publikowanie, wyświetlanie, odtwarzanie, publiczne udostępnianie, włączanie do dokumentacji, produktów, oprogramowania i baz danych oraz dokonywanie i wykorzystywanie opracowań w zakresie zgodnym z przeznaczeniem Zamówienia. Wynagrodzenie licencyjne jest zawarte w cenie usługi.
8.2. Przeniesienie autorskich praw majątkowych następuje wyłącznie na podstawie odrębnej umowy zawartej w wymaganej prawem formie i ze wskazaniem pól eksploatacji.

9. Postanowienia końcowe

9.1. Możemy zmieniać niniejsze Warunki. Zmiany wchodzą w życie z chwilą publikacji i działają wyłącznie na przyszłość. Do Zamówienia stosuje się wersję obowiązującą w dniu jego złożenia.
9.2. Odrębne zasady realizacji konkretnej usługi możemy uzgodnić w osobnej umowie pisemnej.
9.3. Niniejsze Warunki oraz każda umowa zawarta na ich podstawie podlegają prawu polskiemu.
9.4. Spory wynikające z umów objętych niniejszymi Warunkami lub pozostające z nimi w związku rozstrzyga sąd powszechny właściwy miejscowo dla Torunia.
9.5. Niniejsze Warunki sporządzono w języku polskim i angielskim. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzygająca jest wersja polska.

Kontakt do reklamacji i korespondencji:
biuro tłumaczeń translax
ul. Nowogrodzka 50/515
00-695 Warszawa
NIP: 967-119-78-62

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

Data aktualizacji: 13 lipca 2026 r.

1. Administrator danych

1.1. Administratorem danych osobowych jest firma TRANSLAX, działająca jako biuro tłumaczeń translax („translax”, „my”).
1.2. Dane kontaktowe administratora:

adres korespondencyjny: ul. Nowogrodzka 50/515, 00-695 Warszawa;
NIP: 967-119-78-62;
e-mail: biuro@translax.eu;
telefon: 22 201 28 66.

1.3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem biuro@translax.eu.

2. Zakres Polityki i role translax

2.1. Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z serwisów translax, kontaktujących się z nami, zamawiających usługi, reprezentujących Klientów lub kontrahentów, otrzymujących nasze wiadomości oraz korzystających z formularzy, płatności i innych funkcji serwisów.
2.2. W odniesieniu do danych kontaktowych, zapytań, wycen, umów, faktur, płatności, marketingu, bezpieczeństwa serwisów i obsługi roszczeń translax działa jako administrator danych.
2.3. Jeżeli Klient przekazuje do tłumaczenia lub innego przetwarzania materiały zawierające dane osobowe innych osób, translax może działać jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta. Zakres takiego przetwarzania określa umowa, Zamówienie, umowa powierzenia przetwarzania danych albo inne udokumentowane instrukcje Klienta. Klient odpowiada za istnienie podstawy prawnej do przekazania tych danych oraz za przekazanie osobom, których dane dotyczą, wymaganych informacji.
2.4. Nie prosimy o przesyłanie szczególnych kategorii danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących, chyba że jest to konieczne do realizacji konkretnej, uzgodnionej usługi.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

3.1. W zależności od sposobu kontaktu i zakresu współpracy możemy przetwarzać:

imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz dane osób reprezentujących firmę;
adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny i inne dane kontaktowe;
dane niezbędne do przygotowania wyceny, złożenia i realizacji Zamówienia;
dane rozliczeniowe i podatkowe, w tym NIP, adres firmy, numer rachunku i informacje o płatności;
treść korespondencji, ustaleń, reklamacji i innych zgłoszeń;
dane zawarte w materiałach przekazanych do tłumaczenia, weryfikacji, DTP, OCR, konwersji lub innej uzgodnionej usługi;
dane techniczne dotyczące korzystania z serwisów, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, dane o sesji, zdarzenia analityczne, logi serwera i informacje o plikach cookies;
dane dotyczące udzielonych zgód i zgłoszonych sprzeciwów.

3.2. Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, od firmy lub organizacji, którą reprezentujesz, od osoby zlecającej nam usługę albo z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł biznesowych, jeżeli jest to potrzebne do nawiązania lub obsługi relacji B2B.

4. Cele i podstawy przetwarzania

4.1. Odpowiedzi na zapytania i przygotowanie wyceny. Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na wiadomość, przeanalizować materiały, przygotować wycenę i podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli jesteś stroną planowanej umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy działasz jako przedstawiciel, pracownik lub osoba kontaktowa Klienta. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie komunikacji biznesowej i przygotowanie oferty.
4.2. Zawarcie i wykonanie umowy. Dane przetwarzamy w celu przyjęcia i realizacji Zamówienia, komunikacji projektowej, dostawy rezultatów, obsługi płatności, reklamacji i bieżącej współpracy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do osób reprezentujących Klienta lub działających w jego imieniu.
4.3. Rozliczenia i obowiązki prawne. Dane przetwarzamy w celu wystawiania i przechowywania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej oraz wykonywania innych obowiązków wynikających z prawa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4.4. Dochodzenie i obrona roszczeń. Dane możemy przetwarzać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenia postępowań reklamacyjnych, ubezpieczeniowych i prawnych oraz dokumentowania przebiegu współpracy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw translax i prawidłowe rozliczenie odpowiedzialności.
4.5. Bezpieczeństwo serwisów i systemów. Dane techniczne, logi i informacje o zdarzeniach przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, spamu, prób włamania, błędów i awarii oraz ochrony formularzy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczne i prawidłowe działanie serwisów oraz systemów.
4.6. Analityka serwisów. Jeżeli wyrazisz zgodę na analitykę, uruchamiamy Google Tag Manager oraz narzędzia Google Analytics 4 w celu mierzenia sposobu korzystania z serwisów, skuteczności formularzy i treści oraz rozwijania strony. Google Tag Manager ani Google Analytics 4 nie są ładowane przed wyrażeniem zgody na analitykę. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
4.7. Marketing elektroniczny i telefoniczny. Informacje handlowe, newslettery, wiadomości marketingowe lub kontakt telefoniczny w celach marketingowych kierujemy wyłącznie za uprzednią zgodą właściwą dla danego kanału. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a podstawą wykorzystania poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji jest zgoda wymagana przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
4.8. Odpowiedź na zamówioną wycenę lub wiadomość dotyczącą konkretnej usługi nie jest marketingiem wymagającym zgody. Kontakt z nami w sprawie usługi nie oznacza zgody na otrzymywanie niezwiązanych z tym zapytaniem informacji marketingowych.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

tłumaczom, weryfikatorom, redaktorom, specjalistom DTP, programistom, konsultantom i innym podwykonawcom uczestniczącym w realizacji Zamówienia;
dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, chmury, kopii zapasowych, systemów IT, narzędzi CAT, narzędzi językowych i innych rozwiązań technologicznych wykorzystywanych zgodnie z zakresem usługi i wymaganiami ochrony danych;
dostawcom usług księgowych, płatniczych, bankowych, kurierskich, pocztowych, prawnych, windykacyjnych i ubezpieczeniowych;
Google Ireland Limited i podmiotom z grupy Google w zakresie usług analitycznych, zarządzania tagami lub ochrony formularzy przed nadużyciami, jeżeli dana usługa jest aktywna i istnieje odpowiednia podstawa prawna;
operatorom płatności, w tym Przelewy24, jeżeli wybierzesz obsługiwaną przez nich metodę płatności;
organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

5.2. Osoby i podmioty realizujące usługi na rzecz translax otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania swoich zadań i są objęte obowiązkiem poufności albo innym odpowiednim obowiązkiem prawnym.
5.3. Nie sprzedajemy danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. Niektórzy dostawcy usług technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
6.2. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego właściwego zabezpieczenia.
6.3. Informację o stosowanym zabezpieczeniu lub jego kopię możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem biuro@translax.eu.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celów, w których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, okresów przedawnienia roszczeń, uzgodnień z Klientem i zasad tworzenia kopii zapasowych.

dane z zapytań i wycen, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy co do zasady przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zgłosisz sprzeciw albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do obrony przed roszczeniami;
dane dotyczące umów, Zamówień, korespondencji projektowej, reklamacji i płatności przechowujemy przez okres realizacji współpracy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa;
dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do czasu cofnięcia zgody albo zgłoszenia sprzeciwu, a informacje potrzebne do wykazania udzielenia lub cofnięcia zgody przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami;
logi bezpieczeństwa przechowujemy co do zasady do 12 miesięcy, chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu lub ochrony roszczeń;
dane związane z plikami cookies przechowujemy przez okres wskazany w panelu ustawień cookies albo do czasu cofnięcia zgody lub usunięcia cookies z urządzenia;
materiały zawierające dane przetwarzane w imieniu Klienta przechowujemy zgodnie z umową, udokumentowanymi instrukcjami Klienta i obowiązującym prawem.

7.2. Dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w chronionych kopiach zapasowych do chwili ich cyklicznego nadpisania, chyba że prawo lub obsługa incydentu wymaga dłuższego przechowywania.

8. Twoje prawa

8.1. W granicach określonych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania lub uzupełnienia danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8.2. Żądania dotyczące danych kieruj na adres biuro@translax.eu. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

9. Dobrowolność podania danych

9.1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do wykonania wskazanej czynności, w szczególności udzielenia odpowiedzi, przygotowania wyceny, zawarcia i realizacji umowy, dostawy rezultatu lub wystawienia faktury.
9.2. Niepodanie danych niezbędnych do danej czynności może uniemożliwić jej wykonanie.
9.3. Zgody marketingowe i zgody na opcjonalne pliki cookies są dobrowolne. Brak takiej zgody nie wpływa na możliwość złożenia zapytania ani zamówienia usługi.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

10.1. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
10.2. Za Twoją zgodą narzędzia analityczne mogą tworzyć zagregowane statystyki i segmenty ruchu w serwisach. Nie wykorzystujemy ich do podejmowania decyzji, o których mowa w pkt 10.1.

11. Pliki cookies i podobne technologie

11.1. Serwisy translax korzystają z plików cookies, pamięci sesyjnej przeglądarki oraz podobnych technologii. Technologie te służą do prawidłowego i bezpiecznego działania strony, zapamiętania wyboru dotyczącego analityki oraz, po uzyskaniu zgody, pomiaru sposobu korzystania z serwisu.
11.2. Technologie niezbędne. W pamięci sesyjnej przeglądarki zapisujemy informację, czy użytkownik zaakceptował, czy odrzucił analitykę. Informacja ta służy wyłącznie do zastosowania dokonanego wyboru i jest przechowywana do zakończenia danej sesji przeglądarki. Nie jest wykorzystywana do profilowania ani celów marketingowych.
11.3. Analityka. Po wybraniu opcji „Akceptuj analitykę” strona ładuje kontener Google Tag Manager o identyfikatorze GTM-W5R3V7D, za pośrednictwem którego mogą zostać uruchomione narzędzia Google Analytics 4. Narzędzia te pomagają nam mierzyć ruch, sposób korzystania ze strony, skuteczność formularzy i zdarzeń oraz ulepszać serwis.
11.4. Przed wyrażeniem zgody Google Tag Manager i Google Analytics 4 nie są ładowane przez mechanizm zgody translax, a ustawienia dotyczące przechowywania danych analitycznych pozostają w stanie „odmowa”.
11.5. Po zaakceptowaniu analityki Google Analytics może zapisywać pliki cookies, w szczególności pliki zaczynające się od „_ga”, wykorzystywane do odróżniania wizyt i tworzenia statystyk korzystania z serwisu. Szczegółowe zasady działania tych technologii i okresy ich przechowywania określa Google.
11.6. Możesz zaakceptować analitykę, odrzucić technologie opcjonalne albo zamknąć baner. Zamknięcie banera oznacza odrzucenie analityki. Po dokonaniu wyboru możesz ponownie otworzyć ustawienia za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” lub „Cookies” widocznego w dolnej części strony.
11.7. Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Po odrzuceniu analityki strona nie uruchamia ponownie Google Tag Managera w danej sesji.
11.8. Odrzucenie analityki nie ogranicza podstawowego korzystania ze strony, przesyłania zapytań ani zamawiania usług.
11.9. Ustawienia dotyczące plików cookies możesz również kontrolować w swojej przeglądarce. Usunięcie danych strony lub rozpoczęcie nowej sesji może spowodować ponowne wyświetlenie banera.

12. Wiadomości marketingowe

12.1. Wiadomości marketingowe wysyłamy wyłącznie osobom, które udzieliły odpowiedniej zgody na dany kanał komunikacji albo samodzielnie podały adres elektroniczny w celu otrzymywania wskazanych informacji handlowych.
12.2. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, korzystając z mechanizmu rezygnacji w wiadomości albo pisząc na adres biuro@translax.eu.
12.3. Wiadomości operacyjne dotyczące zapytania, wyceny, Zamówienia, płatności, dostawy, bezpieczeństwa albo zmian mających wpływ na trwającą współpracę nie są wiadomościami marketingowymi.

13. Bezpieczeństwo danych

13.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru danych, zakresu przetwarzania i ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, obowiązki poufności, zabezpieczenia systemów, kopie zapasowe, aktualizacje, ochronę przed złośliwym oprogramowaniem oraz procedury reagowania na incydenty.
13.2. Szczegółowe informacje dotyczące poufności i bezpieczeństwa materiałów znajdują się w odrębnym dokumencie „Bezpieczeństwo i poufność”.

14. Serwisy zewnętrzne

14.1. Serwisy translax mogą zawierać odnośniki do stron i usług zewnętrznych. Zasady przetwarzania danych przez ich operatorów określają ich własne polityki prywatności.

15. Zmiany Polityki

15.1. Możemy aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w razie zmiany prawa, sposobu działania serwisów, zakresu usług albo wykorzystywanych narzędzi.
15.2. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą aktualizacji. Zmiany nie wpływają na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.

16. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych skontaktuj się z nami:

biuro tłumaczeń translax
ul. Nowogrodzka 50/515
00-695 Warszawa
e-mail: biuro@translax.eu
telefon: 22 201 28 66
NIP: 967-119-78-62

BEZPIECZEŃSTWO I POUFNOŚĆ

Data aktualizacji: 13 lipca 2026 r.

Materiały przekazywane do tłumaczenia mogą zawierać informacje o produktach, technologiach, procesach, pracownikach, kontrahentach, planach i strategiach przedsiębiorstwa. Biuro tłumaczeń translax traktuje ochronę tych informacji jako integralną część realizacji każdego Zamówienia.
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru materiałów, zakresu usługi oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem. Żaden system nie eliminuje całkowicie ryzyka, dlatego zabezpieczenia są regularnie przeglądane i dostosowywane do wykorzystywanych narzędzi oraz sposobu realizacji projektów.

1. Poufność materiałów

1.1. Informacje zawarte w przekazanych materiałach są objęte obowiązkiem poufności i nie są udostępniane osobom nieupoważnionym.
1.2. Dostęp do materiałów otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, których udział jest potrzebny do realizacji uzgodnionej usługi, w szczególności tłumacze, weryfikatorzy, redaktorzy, specjaliści DTP, programiści lub konsultanci.
1.3. Osoby pracujące nad materiałami są zobowiązane do zachowania poufności na podstawie umowy, zobowiązania do poufności albo właściwych przepisów prawa. Obowiązek ten trwa również po zakończeniu projektu.
1.4. W przypadku tłumaczeń przysięgłych zastosowanie ma również ustawowy obowiązek zachowania tajemnicy przez tłumacza przysięgłego.
1.5. Na prośbę Klienta możemy udostępnić stosowany wzór zobowiązania do poufności albo zawrzeć odrębną umowę NDA, jeżeli jej postanowienia są odpowiednie do zakresu projektu.

2. Kontrola dostępu i organizacja pracy

2.1. Dostęp do materiałów jest przyznawany zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej, wyłącznie na czas i w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonych zadań.
2.2. Role, zakresy dostępu i sposób przekazywania plików są dobierane do rodzaju projektu. Projekty wymagające dodatkowych zabezpieczeń mogą być realizowane na indywidualnie uzgodnionych zasadach.
2.3. Osoby współpracujące z translax są informowane o zasadach bezpiecznego przetwarzania dokumentów, danych osobowych i informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

3. Zabezpieczenia techniczne

3.1. W zależności od wykorzystywanego systemu i charakteru projektu stosujemy w szczególności:

kontrolę dostępu do kont, urządzeń, systemów i zasobów projektowych;
silne mechanizmy uwierzytelniania i, tam gdzie jest to dostępne oraz uzasadnione, uwierzytelnianie wieloskładnikowe;
szyfrowane połączenia podczas przesyłania danych;
aktualizacje systemów i oprogramowania;
ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, nieuprawnionym dostępem i utratą danych;
kontrolowane kopie zapasowe i procedury odtwarzania danych;
rejestrowanie i analizę zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa;
bezpieczne usuwanie lub nadpisywanie danych zgodnie z przyjętymi okresami przechowywania.

3.2. Zakres zastosowanych środków może różnić się w zależności od uzgodnionego kanału dostawy, formatu plików, narzędzi wymaganych przez Klienta i poziomu ryzyka projektu.

4. Narzędzia tłumaczeniowe i technologiczne

4.1. Do realizacji usług możemy wykorzystywać profesjonalne narzędzia CAT, pamięci tłumaczeniowe, bazy terminologiczne, narzędzia kontroli jakości, DTP, OCR, konwersji plików oraz inne rozwiązania potrzebne do wykonania Zamówienia.
4.2. Narzędzia i dostawców dobieramy z uwzględnieniem zakresu usługi, wymagań poufności, zasad przetwarzania danych i ustawień dostępnych w danym rozwiązaniu.
4.3. Tłumaczenie maszynowe, post-editing, narzędzia generatywne lub inne usługi wykorzystujące zewnętrzne modele mogą być stosowane wyłącznie w zakresie zgodnym z ustalonym wariantem usługi, wymaganiami Klienta i zasadami ochrony danych właściwymi dla danego projektu.
4.4. Nie przekazujemy materiałów Klienta do ogólnodostępnych narzędzi w sposób sprzeczny z uzgodnionym zakresem usługi, obowiązkiem poufności lub wymaganiami ochrony danych.
4.5. Jeżeli projekt wymaga całkowitego wyłączenia określonej technologii, dostawcy albo transferu danych poza wskazany obszar, wymaganie powinno zostać przekazane przed wyceną i potwierdzone w Ofercie, Zamówieniu lub odrębnej umowie.

5. Przechowywanie i usuwanie materiałów

5.1. Materiały projektowe przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji Zamówienia, obsługi uzasadnionych uwag, wykonania obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, chyba że Strony uzgodnią inny okres.
5.2. Jeżeli translax przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, zwrot, usunięcie albo dalsze przechowywanie danych odbywa się zgodnie z umową, udokumentowanymi instrukcjami Klienta i obowiązującym prawem.
5.3. Kopie danych mogą pozostawać przez ograniczony czas w chronionych kopiach zapasowych do chwili ich cyklicznego nadpisania.
5.4. Dłuższe przechowywanie materiałów, pamięci tłumaczeniowych lub baz terminologicznych może wynikać z odrębnych ustaleń dotyczących stałej obsługi, spójności terminologicznej lub dalszych Zamówień.

6. Dane osobowe w materiałach Klienta

6.1. Jeżeli przekazane materiały zawierają dane osobowe, Klient odpowiada za legalność ich przekazania i określenie celu oraz zakresu przetwarzania.
6.2. Gdy wymaga tego RODO, Strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO. Może ona określać między innymi rodzaje danych, kategorie osób, okres przetwarzania, zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających, wymagane środki bezpieczeństwa oraz zasady zwrotu i usuwania danych.
6.3. Klient powinien przed rozpoczęciem realizacji poinformować translax, jeżeli materiały zawierają dane szczególnie chronione, dane objęte obowiązkiem lokalizacji, tajemnicą regulowaną albo podlegają dodatkowym wymaganiom branżowym.

7. Reagowanie na incydenty

7.1. Zdarzenia mogące naruszać poufność, integralność lub dostępność danych są analizowane i obsługiwane zgodnie z przyjętymi procedurami.
7.2. W razie incydentu podejmujemy działania służące ograniczeniu jego skutków, zabezpieczeniu dowodów, usunięciu przyczyny i zapobieganiu podobnym zdarzeniom.
7.3. Jeżeli translax działa jako podmiot przetwarzający, informujemy Klienta o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, zgodnie z umową i obowiązującymi przepisami.

8. Bezpieczna współpraca po stronie Klienta

8.1. Poziom bezpieczeństwa zależy również od sposobu przygotowania i przekazywania materiałów przez Klienta. Przed wysłaniem dokumentów warto:

usunąć dane, które nie są potrzebne do realizacji usługi;
poinformować nas o szczególnych wymaganiach bezpieczeństwa przed rozpoczęciem projektu;
korzystać z uzgodnionego kanału przesyłania materiałów;
przekazywać hasła innym kanałem niż zabezpieczony plik;
nie przesyłać danych szczególnie chronionych w zwykłym formularzu kontaktowym, jeżeli nie jest to konieczne.

9. Dodatkowe ustalenia

9.1. Dla projektów wymagających podwyższonego poziomu ochrony możemy uzgodnić dodatkowe zasady poufności, dostępu, retencji, sposobu dostawy, podwykonawstwa lub korzystania z narzędzi.
9.2. Warunki dotyczące bezpieczeństwa konkretnego Zamówienia mają pierwszeństwo, jeżeli zostały uzgodnione w Ofercie, Zamówieniu, umowie NDA, umowie powierzenia albo innym dokumencie zaakceptowanym przez obie Strony.