Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

Data aktualizacji: 13 lipca 2026 r.

1. Administrator danych

1.1. Administratorem danych osobowych jest firma TRANSLAX, działająca jako biuro tłumaczeń translax („translax”, „my”).
1.2. Dane kontaktowe administratora:

adres korespondencyjny: ul. Nowogrodzka 50/515, 00-695 Warszawa;
NIP: 967-119-78-62;
e-mail: biuro@translax.eu;
telefon: 22 201 28 66.

1.3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem biuro@translax.eu.

2. Zakres Polityki i role translax

2.1. Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z serwisów translax, kontaktujących się z nami, zamawiających usługi, reprezentujących Klientów lub kontrahentów, otrzymujących nasze wiadomości oraz korzystających z formularzy, płatności i innych funkcji serwisów.
2.2. W odniesieniu do danych kontaktowych, zapytań, wycen, umów, faktur, płatności, marketingu, bezpieczeństwa serwisów i obsługi roszczeń translax działa jako administrator danych.
2.3. Jeżeli Klient przekazuje do tłumaczenia lub innego przetwarzania materiały zawierające dane osobowe innych osób, translax może działać jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta. Zakres takiego przetwarzania określa umowa, Zamówienie, umowa powierzenia przetwarzania danych albo inne udokumentowane instrukcje Klienta. Klient odpowiada za istnienie podstawy prawnej do przekazania tych danych oraz za przekazanie osobom, których dane dotyczą, wymaganych informacji.
2.4. Nie prosimy o przesyłanie szczególnych kategorii danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących, chyba że jest to konieczne do realizacji konkretnej, uzgodnionej usługi.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

3.1. W zależności od sposobu kontaktu i zakresu współpracy możemy przetwarzać:

imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz dane osób reprezentujących firmę;
adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny i inne dane kontaktowe;
dane niezbędne do przygotowania wyceny, złożenia i realizacji Zamówienia;
dane rozliczeniowe i podatkowe, w tym NIP, adres firmy, numer rachunku i informacje o płatności;
treść korespondencji, ustaleń, reklamacji i innych zgłoszeń;
dane zawarte w materiałach przekazanych do tłumaczenia, weryfikacji, DTP, OCR, konwersji lub innej uzgodnionej usługi;
dane techniczne dotyczące korzystania z serwisów, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, dane o sesji, zdarzenia analityczne, logi serwera i informacje o plikach cookies;
dane dotyczące udzielonych zgód i zgłoszonych sprzeciwów.

3.2. Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, od firmy lub organizacji, którą reprezentujesz, od osoby zlecającej nam usługę albo z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł biznesowych, jeżeli jest to potrzebne do nawiązania lub obsługi relacji B2B.

4. Cele i podstawy przetwarzania

4.1. Odpowiedzi na zapytania i przygotowanie wyceny. Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na wiadomość, przeanalizować materiały, przygotować wycenę i podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli jesteś stroną planowanej umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy działasz jako przedstawiciel, pracownik lub osoba kontaktowa Klienta. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie komunikacji biznesowej i przygotowanie oferty.
4.2. Zawarcie i wykonanie umowy. Dane przetwarzamy w celu przyjęcia i realizacji Zamówienia, komunikacji projektowej, dostawy rezultatów, obsługi płatności, reklamacji i bieżącej współpracy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do osób reprezentujących Klienta lub działających w jego imieniu.
4.3. Rozliczenia i obowiązki prawne. Dane przetwarzamy w celu wystawiania i przechowywania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej oraz wykonywania innych obowiązków wynikających z prawa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4.4. Dochodzenie i obrona roszczeń. Dane możemy przetwarzać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenia postępowań reklamacyjnych, ubezpieczeniowych i prawnych oraz dokumentowania przebiegu współpracy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw translax i prawidłowe rozliczenie odpowiedzialności.
4.5. Bezpieczeństwo serwisów i systemów. Dane techniczne, logi i informacje o zdarzeniach przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, spamu, prób włamania, błędów i awarii oraz ochrony formularzy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczne i prawidłowe działanie serwisów oraz systemów.
4.6. Analityka serwisów. Jeżeli wyrazisz zgodę na analitykę, uruchamiamy Google Tag Manager oraz narzędzia Google Analytics 4 w celu mierzenia sposobu korzystania z serwisów, skuteczności formularzy i treści oraz rozwijania strony. Google Tag Manager ani Google Analytics 4 nie są ładowane przed wyrażeniem zgody na analitykę. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
4.7. Marketing elektroniczny i telefoniczny. Informacje handlowe, newslettery, wiadomości marketingowe lub kontakt telefoniczny w celach marketingowych kierujemy wyłącznie za uprzednią zgodą właściwą dla danego kanału. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a podstawą wykorzystania poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji jest zgoda wymagana przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
4.8. Odpowiedź na zamówioną wycenę lub wiadomość dotyczącą konkretnej usługi nie jest marketingiem wymagającym zgody. Kontakt z nami w sprawie usługi nie oznacza zgody na otrzymywanie niezwiązanych z tym zapytaniem informacji marketingowych.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

tłumaczom, weryfikatorom, redaktorom, specjalistom DTP, programistom, konsultantom i innym podwykonawcom uczestniczącym w realizacji Zamówienia;
dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, chmury, kopii zapasowych, systemów IT, narzędzi CAT, narzędzi językowych i innych rozwiązań technologicznych wykorzystywanych zgodnie z zakresem usługi i wymaganiami ochrony danych;
dostawcom usług księgowych, płatniczych, bankowych, kurierskich, pocztowych, prawnych, windykacyjnych i ubezpieczeniowych;
Google Ireland Limited i podmiotom z grupy Google w zakresie usług analitycznych, zarządzania tagami lub ochrony formularzy przed nadużyciami, jeżeli dana usługa jest aktywna i istnieje odpowiednia podstawa prawna;
operatorom płatności, w tym Przelewy24, jeżeli wybierzesz obsługiwaną przez nich metodę płatności;
organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

5.2. Osoby i podmioty realizujące usługi na rzecz translax otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania swoich zadań i są objęte obowiązkiem poufności albo innym odpowiednim obowiązkiem prawnym.
5.3. Nie sprzedajemy danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. Niektórzy dostawcy usług technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
6.2. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego właściwego zabezpieczenia.
6.3. Informację o stosowanym zabezpieczeniu lub jego kopię możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem biuro@translax.eu.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celów, w których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, okresów przedawnienia roszczeń, uzgodnień z Klientem i zasad tworzenia kopii zapasowych.

dane z zapytań i wycen, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy co do zasady przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zgłosisz sprzeciw albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do obrony przed roszczeniami;
dane dotyczące umów, Zamówień, korespondencji projektowej, reklamacji i płatności przechowujemy przez okres realizacji współpracy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa;
dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do czasu cofnięcia zgody albo zgłoszenia sprzeciwu, a informacje potrzebne do wykazania udzielenia lub cofnięcia zgody przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami;
logi bezpieczeństwa przechowujemy co do zasady do 12 miesięcy, chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu lub ochrony roszczeń;
dane związane z plikami cookies przechowujemy przez okres wskazany w panelu ustawień cookies albo do czasu cofnięcia zgody lub usunięcia cookies z urządzenia;
materiały zawierające dane przetwarzane w imieniu Klienta przechowujemy zgodnie z umową, udokumentowanymi instrukcjami Klienta i obowiązującym prawem.

7.2. Dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w chronionych kopiach zapasowych do chwili ich cyklicznego nadpisania, chyba że prawo lub obsługa incydentu wymaga dłuższego przechowywania.

8. Twoje prawa

8.1. W granicach określonych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania lub uzupełnienia danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8.2. Żądania dotyczące danych kieruj na adres biuro@translax.eu. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

9. Dobrowolność podania danych

9.1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do wykonania wskazanej czynności, w szczególności udzielenia odpowiedzi, przygotowania wyceny, zawarcia i realizacji umowy, dostawy rezultatu lub wystawienia faktury.
9.2. Niepodanie danych niezbędnych do danej czynności może uniemożliwić jej wykonanie.
9.3. Zgody marketingowe i zgody na opcjonalne pliki cookies są dobrowolne. Brak takiej zgody nie wpływa na możliwość złożenia zapytania ani zamówienia usługi.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

10.1. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
10.2. Za Twoją zgodą narzędzia analityczne mogą tworzyć zagregowane statystyki i segmenty ruchu w serwisach. Nie wykorzystujemy ich do podejmowania decyzji, o których mowa w pkt 10.1.

11. Pliki cookies i podobne technologie

11.1. Serwisy translax korzystają z plików cookies, pamięci sesyjnej przeglądarki oraz podobnych technologii. Technologie te służą do prawidłowego i bezpiecznego działania strony, zapamiętania wyboru dotyczącego analityki oraz, po uzyskaniu zgody, pomiaru sposobu korzystania z serwisu.
11.2. Technologie niezbędne. W pamięci sesyjnej przeglądarki zapisujemy informację, czy użytkownik zaakceptował, czy odrzucił analitykę. Informacja ta służy wyłącznie do zastosowania dokonanego wyboru i jest przechowywana do zakończenia danej sesji przeglądarki. Nie jest wykorzystywana do profilowania ani celów marketingowych.
11.3. Analityka. Po wybraniu opcji „Akceptuj analitykę” strona ładuje kontener Google Tag Manager o identyfikatorze GTM-W5R3V7D, za pośrednictwem którego mogą zostać uruchomione narzędzia Google Analytics 4. Narzędzia te pomagają nam mierzyć ruch, sposób korzystania ze strony, skuteczność formularzy i zdarzeń oraz ulepszać serwis.
11.4. Przed wyrażeniem zgody Google Tag Manager i Google Analytics 4 nie są ładowane przez mechanizm zgody translax, a ustawienia dotyczące przechowywania danych analitycznych pozostają w stanie „odmowa”.
11.5. Po zaakceptowaniu analityki Google Analytics może zapisywać pliki cookies, w szczególności pliki zaczynające się od „_ga”, wykorzystywane do odróżniania wizyt i tworzenia statystyk korzystania z serwisu. Szczegółowe zasady działania tych technologii i okresy ich przechowywania określa Google.
11.6. Możesz zaakceptować analitykę, odrzucić technologie opcjonalne albo zamknąć baner. Zamknięcie banera oznacza odrzucenie analityki. Po dokonaniu wyboru możesz ponownie otworzyć ustawienia za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” lub „Cookies” widocznego w dolnej części strony.
11.7. Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Po odrzuceniu analityki strona nie uruchamia ponownie Google Tag Managera w danej sesji.
11.8. Odrzucenie analityki nie ogranicza podstawowego korzystania ze strony, przesyłania zapytań ani zamawiania usług.
11.9. Ustawienia dotyczące plików cookies możesz również kontrolować w swojej przeglądarce. Usunięcie danych strony lub rozpoczęcie nowej sesji może spowodować ponowne wyświetlenie banera.

12. Wiadomości marketingowe

12.1. Wiadomości marketingowe wysyłamy wyłącznie osobom, które udzieliły odpowiedniej zgody na dany kanał komunikacji albo samodzielnie podały adres elektroniczny w celu otrzymywania wskazanych informacji handlowych.
12.2. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, korzystając z mechanizmu rezygnacji w wiadomości albo pisząc na adres biuro@translax.eu.
12.3. Wiadomości operacyjne dotyczące zapytania, wyceny, Zamówienia, płatności, dostawy, bezpieczeństwa albo zmian mających wpływ na trwającą współpracę nie są wiadomościami marketingowymi.

13. Bezpieczeństwo danych

13.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru danych, zakresu przetwarzania i ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, obowiązki poufności, zabezpieczenia systemów, kopie zapasowe, aktualizacje, ochronę przed złośliwym oprogramowaniem oraz procedury reagowania na incydenty.
13.2. Szczegółowe informacje dotyczące poufności i bezpieczeństwa materiałów znajdują się w odrębnym dokumencie „Bezpieczeństwo i poufność”.

14. Serwisy zewnętrzne

14.1. Serwisy translax mogą zawierać odnośniki do stron i usług zewnętrznych. Zasady przetwarzania danych przez ich operatorów określają ich własne polityki prywatności.

15. Zmiany Polityki

15.1. Możemy aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w razie zmiany prawa, sposobu działania serwisów, zakresu usług albo wykorzystywanych narzędzi.
15.2. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą aktualizacji. Zmiany nie wpływają na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.