Ogólne zasady wstrzymania i anulowania zamówień

Oferujemy możliwość bezpłatnego wstrzymania lub/oraz anulowania zamówienia (projektu/zlecenia – nazwy stosowane zamiennie) w ciągu pierwszej godziny od jego złożenia. Po tym czasie zaczynamy rezerwować zasoby, aby wywiązać się z przyjętego terminu realizacji. Należy pamiętać, że od momentu zarezerwowania zasobów, bezpłatne wstrzymanie zamówienia przestaje być możliwe.

Złożenie zamówienia liczone jest od chwili potwierdzenia przyjęcia projektu do realizacji przez przedstawiciela translax (e-mailem wysyłanym na adres osoby składającej zamówienie). Samo wysłanie dyspozycji przekazania projektu do realizacji lub akceptacji oferty/wyceny nie jest jednoznaczne z przyjęciem projektu do realizacji. To samo dotyczy dyspozycji anulowania lub wstrzymania projektu.

W przypadku wstrzymania lub anulowania zamówienia przed wykonaniem przez translax większości prac, a po godzinie od przyjęcia go do realizacji, obowiązuje minimalna opłata w wysokości 50% wartości zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, w której klient nie dostarczy nam plików do pracy pomimo akceptacji oferty i złożeniu dyspozycji przekazania projektu do realizacji oraz potwierdzeniu przyjęcia projektu do realizacji przez przedstawiciela translax i docelowej – po godzinie – rezerwacji zasobów. Jeśli wykonamy więcej niż 50% zamówienia, oczekujemy zapłaty proporcjonalnej – za rzeczywiście wykonane prace – wraz z kosztami administracyjnymi.

W przypadku zamówienia tłumaczenia ustnego (jakiegokolwiek typu), wstrzymanie lub anulowanie go na jakimkolwiek etapie wiąże się z opłatą w wysokości 100% wartości zamówienia.

Różnica między anulacją a wstrzymaniem:

• Anulacja – definitywne zaprzestanie dalszej realizacji projektu z różnych powodów np. brak interesu prawnego lub gospodarczego w otrzymaniu tłumaczeń, zmiana planów po stronie klienta, zamówienie złożone przez pomyłkę itd.
• Wstrzymanie – tymczasowe przerwanie realizacji projektu (na wskazany przez klienta czas) z powodu np. konieczności uzupełnienia, zmiany lub aktualizacji plików do tłumaczenia, zmiany terminu tłumaczenia ustnego itp. W przypadku wstrzymania zamówienia i wniesienia opłaty minimalnej oraz późniejszej kontynuacji, tego samego projektu, część tej opłaty może być rozliczona na poczet nowej wyceny (przygotowanej na etapie kontynuowania realizacji). Wysokość opłaty na poczet nowej wyceny ustalana jest indywidualnie przez translax.

Jak skutecznie wstrzymać lub anulować zamówienie

Wstrzymanie lub anulowanie zamówienia staje się skuteczne od chwili potwierdzenia przyjęcia tej dyspozycji przez przedstawiciela translax (e-mailem wysyłanym na adres osoby składającej dyspozycję). Samo wysłanie tej dyspozycji nie jest jednoznaczne z jej przyjęciem. Dyspozycję wstrzymania lub anulowania projektu należy przesyłać na adres korespondencyjny (Translax, Nowogrodzka 50/515, 00-695 Warszawa) lub na adres e-mail osoby, która przyjęła przedmiotowe zamówienie. Wiadomości e-mail wysyłane w weekendy lub poza godzinami pracy biura tłumaczeń translax (9:00-16:00) będą przetwarzane i potwierdzane niezwłocznie od godziny 9:00 pierwszego następnego dnia roboczego (od poniedziałku do piątku poza dniami wolnymi od pracy).

Dlaczego opłata minimalna jest konieczna?

Rozumiemy, że okoliczności mogą się zmieniać i czasami konieczne jest anulowanie lub wstrzymanie projektu. Warto zrozumieć, że za każdym projektem tłumaczeniowym stoi skomplikowany proces planowania i koordynacji.

1. Gdy przyjmujemy zlecenie, angażujemy zasoby – zarówno ludzkie, jak i techniczne – aby zapewnić najwyższą jakość i terminowość.
2. Gdy zarezerwujemy czas na potrzeby realizacji danego projektu, oznacza to, że musimy odmówić tych samych zasobów innym zleceniodawcom.
3. Anulowanie lub wstrzymanie zlecenia w ostatniej chwili wpływa na zdolność do utrzymania najwyższych standardów. Między innymi generuje to dodatkowe formalności oraz konieczność przeplanowania harmonogramów wszystkich projektów, które realizują zasoby zaangażowane w anulowany lub wstrzymany projekt.
4. Anulowanie lub wstrzymanie zlecenia nie tylko wpływa na nas, ale również na naszych dostawców i partnerów, którzy mogą ponosić straty finansowe wynikające z odrzucania innych zleceń, których termin realizacji pokrywał się z bieżącym, a docelowo anulowanym projektem. To może z kolei wpłynąć na naszą długoterminową współpracę i reputację jako rzetelnego zleceniodawcy.
5. Jeśli projekt jest anulowany lub wstrzymany, ponosimy koszty administracyjne związane z jego przygotowaniem i planowaniem. Większość prac biura tłumaczeń wykonywana jest na początku oraz w pierwszej połowie realizacji projektu. W szczególności dotyczy to tłumaczeń ustnych!
6. W utrzymaniu wysokiej jakości usług ważna jest również nasza reputacja. Niechęć – z punktu widzenia dostawców – do realizacji zaciągniętych zobowiązań może wpłynąć na naszą atrakcyjność, jako partnera biznesowego, dlatego sami wyznajemy zasadę finansowego rekompensowania naszym dostawcom wstrzymywanych lub/oraz anulowanych projektów.

Między innymi dlatego stosujemy opłatę minimalną jako formę rekompensaty za zaangażowane zasoby i wykonaną pracę. Jest to praktyka standardowa w branży i ma na celu ochronę interesów wszystkich zaangażowanych stron.