Przygotowanie do tłumaczenia dokumentów MS Word

Mimo że MS Word jest powszechnie stosowanym programem do edycji tekstów, bardzo często jego użytkownicy nie wiedzą, jak poprawnie przygotować dokument. Od tego, jak plik zostanie sformatowany, zależy komfort pracy kolejnych osób, do których dokument trafi – w tym tłumacza i osoby, która będzie formatować tekst po jego przetłumaczeniu. Pozornie niewielkie błędy w formatowaniu znacznie utrudniają i wydłużają pracę nad tłumaczonym tekstem. Dlatego, aby oszczędzić innym wysiłku, unikać należy kilku błędów przedstawionych poniżej.

1. Tworzenie kolumn za pomocą klawisza Tab
Sporo problemu tłumaczowi sprawić może tekst wpisany w kolumny. Często zdarza się bowiem, że jest on przez autora źle sformatowany. Wiele osób, aby uzyskać poniższy efekt, korzysta ze złych narzędzi.

Jeśli włączymy w programie Word opcję widocznych znaków odstępu, może okazać się, że tekst został sformatowany przy pomocy klawisza Tab i kombinacji Shift + Enter, służącej do przerzucania kursora do kolejnej linijki.

W rezultacie programy wspomagające tłumaczenie tekstu odczytają wprowadzony fragment w postaci „Jan Kowalski Bernadeta Nowak architekt wnętrz projektant terenów zielonych tel. 123456789 tel. 987654321”. Aby uniknąć takiej sytuacji, wystarczy zastosować tabelę z dwoma kolumnami, w której poszczególne wersy oddzielane będą przy pomocy klawisza Enter.

2. Stosowanie tabel ze stałą wysokością wierszy.
Gdy autor dokumentu ustawi stałą wysokość wiersza w tabeli, może się zdarzyć tak, że przetłumaczony tekst nie będzie się w niej mieścił. W konsekwencji w tabeli widoczna będzie tylko część tekstu, aby tego uniknąć należy wejść w menu Właściwości tabeli, w zakładce Wiersz w miejscu, w którym można wybierać wysokość wiersza, wybrać opcję Co najmniej.

3. Pola tekstowe bez uwzględnienia miejsca na zmieniający objętość tekst.
Gdy przygotowuje się dokument, który ma zostać przetłumaczony, ważne jest, żeby pamiętać o zmieniającej się objętości tłumaczonego tekstu. Dlatego jeśli tworzymy dokument w programie Word, w którym np. znajdować ma się obrazek z podpisem, projektując jego wygląd, trzeba uwzględnić fakt, że podpis może po przetłumaczeniu się zwiększyć.
4. Podział strony lub podział sekcji przylegający do tekstu
Aby wyeliminować ryzyko zaburzenia układu dokumentu i numerowania nagłówków przez tłumacza, należy zadbać o to, by podziały stron i sekcji wstawiane były we właściwych miejscach. Zdecydowanie lepiej jest, gdy nie przylegają one do tekstu, a umieszczone są w pustych akapitach.

Niewłaściwie wstawiony podział strony wygląda w ten sposób:
Poprawnie wstawiony prezentuje się tak:

5. Nie stosowanie stylów.
Jedną z głównych bolączek biur translatorskich otrzymujących pliki MS Word, jest ograniczone stosowanie stylów przez autorów. Najczęściej używany jest styl Normalny, tymczasem MS Word daje możliwość tworzenia nowych stylów. Jest to funkcja, która umożliwia autorowi dokumentu (a w dalszych etapach pracy – tłumaczowi) zarządzanie listami numerowanymi, wyróżnionymi fragmentami tekstu, przypisami itp. Zdefiniowany styl znacznie skraca pracę, zdejmując z tłumacza obowiązek ręcznego dopasowywania rozmiaru i rodzaju czcionki.
Aby dodać własny styl wystarczy zaznaczyć fragment tekstu, który chcemy potraktować za wzorcowy, a następnie klikając na znajdującą się obok menu stylów strzałkę Więcej.

Z menu, które się rozwinie, należy wybrać Zapisz zaznaczenie jako nowy szybki styl.

Następnie program zapyta o nazwę stylu. Wybierając ją, należy pamiętać, aby w logiczny sposób łączyła się z funkcją, którą ma spełniać fragment tekstu o danym formacie. Ułatwi to pracę nad dokumentem kolejnym osobom. Określony przez nas styl będzie odtąd dostępny w menu stylów.

6. Niewłaściwie robione spisy treści
MS Word może generować automatyczny spis treści, identyfikując style nagłówków. Niestety wielu użytkowników tworzy wszystkie akapity, nawet nagłówki, używając stylu Normalny. W takich przypadkach Word ma problem z automatycznym utworzeniem spisu treści, trzeba go wykonywać ręcznie – a jak wiadomo, może się okazać, że po przetłumaczeniu tekst zmieni objętość. Spowoduje to konieczność ręcznego nanoszenia zmian w spisie treści, aby tego uniknąć, należy konsekwentnie korzystać ze stylów nagłówka.

7. Przesyłanie do tłumaczenia dokumentów z włączonym trybem śledzenia zmian.

Tekst przesłany do tłumaczenia koniecznie musi mieć zaakceptowane wszystkie zmiany i usunięte komentarze, a tryb śledzenia zmian powinien być w nim wyłączony. Niezastosowanie się do tych zasad może spowodować, że przetłumaczone zostaną również zbędne fragmenty tekstu – co niepotrzebnie podniesie koszt tłumaczenia.

8. Niewłaściwe wstawianie tabeli przygotowanej w MS Excel

Niektórzy autorzy dokumentów tworzą tabele w MS Excel. Bardzo często, aby ją wstawić do dokumentu tekstowego, zaznaczają w arkuszu kalkulacyjnym tabelę i kopiują ją do MS Word przez Wstaw –Tabela – Arkusz kalkulacyjny programu Excel.

Tworzy się wtedy dynamiczny link do arkusza kalkulacyjnego, co może przysporzyć problemów tłumaczowi. Będzie on musiał bowiem śledzić i przetłumaczyć dwa zestawy plików dla każdej tabeli oraz określić, która część arkusza kalkulacyjnego powinna być tłumaczona. Ponadto zastosowanie takiego rozwiązania zwiększa rozmiary pliku źródłowego, co może spowolnić proces tłumaczenia. Dlatego, jeśli konieczne jest korzystanie z arkusza kalkulacyjnego, lepiej jest kopiować fragment arkusza jako obiekt statyczny (a nie dynamiczne łącze danych) i sformatować go tak, aby wyglądał jak tabela programu Word.